À un moment donné, toute entreprise doit mettre à jour son logiciel comptable, qu’il s’agisse d’une mise à niveau ou d’un changement. Que ce soit pour accéder à de nouvelles fonctionnalités, répondre à des exigences légales ou simplement parce que l’ancienne version ne répond plus à vos besoins à mesure que l’entreprise se développe. Mais avec toutes les options disponibles, il peut être difficile de savoir laquelle est la bonne pour vous et votre entreprise. Comme les logiciels de comptabilité jouent un rôle essentiel, il est crucial de prendre la bonne décision dès le départ. Un mauvais logiciel peut vous faire perdre de l’argent, produire de faux rapports financiers et même entraîner des pénalités de la part des autorités. Pour vous aider à décider s’il est temps d’abandonner votre logiciel de comptabilité actuel, nous vous présentons trois pistes de réflexion afin de trouver la meilleure option pour vous et votre entreprise.
Votre logiciel de comptabilité actuel ne répond plus à vos besoins
Le premier signe que vous devez mettre à niveau votre logiciel de comptabilité est qu’il ne répond plus à vos besoins. Si votre logiciel actuel n’est plus adapté à vos besoins en matière d’exigences légales propre à votre secteur d’activité ou bien en terme de pilotage de votre activité afin d’en optimiser les résultats (comptabilité analytique). Il est important de noter, toutefois, qu’une mise à niveau ne signifie pas simplement l’acquisition de la dernière version du même logiciel. Les logiciels de comptabilité sont en constante évolution et sont disponibles sous différentes formes, du SaaS basé sur le cloud au logiciel installé en local, sur vote machine. Pour vous assurer d’obtenir la meilleure solution pour votre entreprise, il est donc important de comprendre les options qui s’offrent à vous ainsi que les forces et les faiblesses de chacune d’entre elles, demander conseil à votre expert comptable ou faites appel à un consultant indépendant qui étudiera les besoins de votre entreprise.
Le logiciel comptable est à l’origine d’inexactitudes financières
Un autre signe sérieux indiquant que vous avez besoin d’une mise à jour de votre logiciel de comptabilité est que celle-ci entraîne des inexactitudes financières. Si votre logiciel de comptabilité ne reflète pas fidèlement vos données financières, vous avez un sérieux problème qui peut entrainer des conséquences qui peuvent être d’ordre vitales pour votre entreprises. Non seulement il sera difficile de produire des rapports précis, mais vous risquez également de vous voir infliger des redressements. Il est essentiel de résoudre ce problème le plus rapidement possible et de veiller à ce qu’il ne se reproduise pas. C’est souvent en clôture de bilan que votre expert comptable détectera ces problèmes et vous alertera, mais n’attendez pas ce moment pour vous en rendre compte, contrôlez vous-même les données et résultats et au moindre doute, discutez-en avec votre expert comptable. Si votre logiciel de comptabilité est à l’origine d’inexactitudes financières, vous avez un signe clair qu’il est temps de procéder à une mise à niveau. Lorsque vous identifiez la cause du problème, vous pouvez choisir un nouveau logiciel ui empêchera ces problèmes de se reproduire ou faire une mise à jour s’il en existe une qui permet de pallier au problème.
Une mise à jour du logiciel répondra aux exigences réglementaires
Un autre signe qu’il est temps de mettre à niveau votre logiciel de comptabilité est qu’une mise à jour du logiciel répondra à vos exigences réglementaires. Si les entreprises ont généralement besoin d’un logiciel de comptabilité pour produire des rapports financiers, certaines industries exigent des fonctionnalités supplémentaires qui doivent être intégrées au logiciel. Par exemple, les prestataires de soins de santé et les compagnies d’assurance doivent enregistrer et communiquer les données relatives aux patients. Et les institutions financières doivent se conformer aux réglementations contre le blanchiment d’argent. Si votre logiciel actuel n’offre pas ces fonctionnalités, vous devrez passer à une nouvelle solution logicielle qui les offre. Donc, si vous avez besoin de fonctionnalités logicielles pour répondre aux exigences réglementaires, vous devez effectuer une mise à niveau dès que possible. Cependant, les éditeurs logiciels ont aussi une obligation légales et pour les secteurs réglementées, ils proposent en général des mises à jour automatiques permettant de répondre aux nouvelles exigences légales dès leur publication, assurez-vous de ne pas utiliser un logiciel de comptabilité exotique mais choisissez plutôt un grand éditeur de logiciel reconnu dans votre secteur d’activité.